這篇給辦活動，且被每個項目的訂金、尾款、押金和現金流，搞得很煩的人。
注意：這篇不是告訴你辦一場婚禮要多少錢（How much），而是如何用一個報表（How）去管理預算與現金流。
前情提要
當我和先生 E 決定於在一起十週年的日子結婚，我很清楚自己想要創造一個活動，一個未來想起會微笑、充滿感動回憶的活動。從念頭萌生、跟伴侶溝通、雙方家人陸續討論可能方案，到最終執行結果是：
- 2020/10/10 ，一場 70 人的婚禮派對，來賓是雙方最親近的家人，與我們的朋友。
- 2020/10/24 ，一場 12 桌的家宴，宴客來賓是雙方家長的親友。
婚禮籌備最實際的，就是掌控預算和現金流，這過程中，我在會計系背景的先生身上學到一課，覺得他設計的報表很好用，所以決定分享出來，給未來有需要的人們。
我們的婚禮，比一般傳統的婚禮少了很多東西，沒有分訂結婚、沒有找攝影師拍 pre-wedding 婚紗照、沒有印實體喜帖、沒有喜餅、沒有傳統的迎娶流程（和背後一拖拉庫的事物），但兩場活動準備起來，我只抓 20 個項目就覺得挺雜，比對做滿整套完整婚禮的範例幾乎都超過 60 個項目以上，真心佩服以上項目都有的新人！
如果你要舉辦的婚禮是有包含前述項目，網路上有蠻多人已經整理好 Template（包含預算表、時程表、宴客座位表等等），例如 Wedding Day 的婚禮流程表單大全。
以下內容，是以我們的婚禮規模做出來的表格，拿去使用的人，記得斟酌是否適合自己的婚禮。
進入說明之前，先來一個故事：
「我到底看了什麼？」
當我開始有要辦自己婚禮的念頭，我自己拉一張預算表，然後把想到的項目填進去，開始估價、預約攝影師跟新秘、找外燴廠商等等，確定後再加一欄「實際費用」，後面的備註越來越多。然後中間跟家人確認，還是決定另外辦一場宴客，要再找飯店訂桌席、找當天的新秘等等。
接著，在時間越來越近，活動越來越具體的過程中，項目增增減減，我的預算表備註越來越多。
有一天，E 問我：「接下來我們還有多少錢要付？什麼時候要付？」
我丟給他我的預算表，叫他自己看，預算表大約長這樣：
「⋯我到底看了三小？」這是他的第一個反應。
「你要這樣、這樣加，你就知道了啊，我都有備註。」我很不服氣。
「⋯別人看不懂、還要解釋很多的表，這樣是不行的。」
「好，那你拉一次你的表給我看，我跟你學。」
原有婚禮預算表的問題
- 無法一眼看出「項目的訂金、尾款、押金」
- 無法立刻回答「過去已經付了哪些、什麼時候該付多少錢給誰？」
- 我試圖解釋表格設計脈絡，其他讀表人仍不了解。（哭）
E 拉出來的表格版本，要解決以上三個問題。（接下來範例內，金額、日期皆為示意，非真實資料。）
解決方案：兩張表，清楚一覽！
基本上兩張表，就可以解決上述問題。（我們放在同一個 sheet，對比很方便。）
表 1. 預算/實際表
- 用途：呈現預估跟實際的費用，以及各項目的訂金/尾款/押金。
- 目的：掌控預算範圍，以及用來對照表 2 的現金流。
- Tips：所有的項目攤開成單獨的列，千萬不要混在一起。（就算是相同項目、不同日期也要分開，例如妝髮）
這張表可以回答：
- 每個項目的訂金、尾款、押金分別為多少？
- 兩個日期，分別支出多少？
- 總實際支出比預計多了多少？
表 2. 現金流表
- 用途：清楚了解過去付了哪些項目，未來還有項目哪些要付、付多少錢、用什麼方式付。
- 目的：預知未來每個月，我們手上可調度的現金流量，是否還可應付，或需要調配。
這張表可以回答：
- 已經付了哪些錢？
- 接下來幾月幾號要付什麼錢、付款方式？
因為項目不多，已付款的數字，E 會在 1、2 兩張表的數字分別標綠底，用來複查兩張表之間是否有遺漏。
當他拉完這張表，我覺得實在太神啦～不愧是精打細算的 E ，讀起來真的很好懂！
後續，我們就用這張表核對預算、實際跟現金。
當你把所有項目資料都提前填好，時間愈來愈近（尤其是活動前一週），盤點許多項目都要在活動前一天或當天付費，我真的感受到現金流表的威力。
附件：範本下載
附上 google sheet 的範例模板 template ，歡迎下載使用。
👉 Template 下載傳送門：https://lihi1.com/oaNga
下載說明：
- 點擊連結後會看到一個「可供檢視」的 google sheet
- 點選「檔案」 > 「下載」，即可下載成 excel 檔
希望可以造福更多，像我這種看到數字就害怕的人類：）
